Contratação de empresa para produção e gerenciamento de evento - 6º Seminário

Recebemos proposta das seguintes empresas:

Acquaviva Promoções e Eventos Ltda.

Archer de Camargo Assessoria de Produção

Empresa Vencedora: Acquaviva Promoções e Eventos Ltda – EPP, valor: R$ 18.000,00.

MEMORIAL DESCRITIVO

A SP LEITURAS – ASSOCIAÇÃO PAULISTA DE BIBLIOTECAS E LEITURA – Organização Social de Cultura do Governo do Estado de São Paulo, CNPJ nº 12.480.948/0001-70, torna público que estará recebendo cotações de preços para Contratação de Empresa para Produção de Evento. Os interessados deverão encaminhar propostas com timbre da empresa, endereço, telefone, pessoa para contato, com detalhamento dos valores unitários e totais, condições de pagamento e validade da proposta.

Solicitamos aos interessados enviarem as propostas ao Departamento de Compras, aos cuidados de Maria Tereza Knapp pelo e-mail tereza@spleituras.org até o dia 20 de setembro de 2013.

OBJETIVO

Coordenar as atividades dos fornecedores de serviços para o 6º SEMINÁRIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS E COMUNITÁRIAS, a ser realizado no dia 4 de dezembro de 2013 na Biblioteca de São Paulo [Av. Cruzeiro do Sul, 2.630, Santana, São Paulo/SP], e nos dias 5 e 6 de dezembro de 2013 no Memorial da América Latina – Auditório Simón Bolívar [Av. Auro Soares de Moura Andrade, 664, Barra Funda, São Paulo/SP], sob a supervisão da SP Leituras.

PÚBLICO ESTIMADO

700 pessoas

ESPECIFICAÇÕES DOS SERVIÇOS PRÓPRIOS E DE TERCEIROS

PRODUÇÃO E GERENCIAMENTO DA PRODUÇÃO

Valor fixo para acompanhamento de todas as fases da produção do evento, considerando o gerenciamento de serviços de empresas contratadas para execução dos itens abaixo:

Secretaria e receptivo

Equipe composta por 10 (dez) produtores/recepcionistas uniformizados que atuarão no acesso e nos demais locais do evento;

Secretária bilíngue.

Suporte a convidados nacionais e internacionais e painelistas

Estimativa: 30 pessoas;

Reservas de voos;

Reserva de hotéis;

Traslados;

Orientação sobre vistos (se necessário);

Vacinas (se necessário).

Locação e operação de equipamentos

Ambulância, com equipe e recursos necessários para eventos desse porte.

1.4 Locação e operação de equipamentos de áudio e vídeo

Gestão e coordenação da contratação dos serviços de data-show, multimídia, sonorização, tela de projeção, computadores, tradução simultânea, documentação em vídeo e foto, operação das apresentações PPT, vídeos e outros recursos multimídia;

Profissionais: 1 coordenador / 1 operador

Hotéis

Negociação para acomodação dos convidados e painelistas em hotéis de 2 categorias diferentes. Mínimo: 4 opções

Logística do evento

Coordenação de serviços de alimentação:

Coquetel de abertura – 5 de dezembro;

Almoço para participantes – 5 e 6 de dezembro;

Coffee-break – 4, 5 e 6 de dezembro.

Nota 1: os serviços acima deverão ser orçados individualmente, com a especificação dos valores atribuídos a cada etapa.

Nota 2: serviços extras (como traslados e outros) poderão ser solicitados futuramente e serão orçados em separado.

Sistemática de contratação de serviços de terceiros

Apresentação detalhada dos serviços prestados por terceiros indicados pela empresa contratada, com três orçamentos para avaliação da organização;

A organização poderá aceitar ou recusar as propostas apresentadas por intermédio da contratada;

Fornecedores indicados pela empresa contratada e aceitos pela organização serão de responsabilidade gerencial da empresa contratada, excluídas as contratações diretas.

CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

50% na aprovação da proposta;

50% no término do evento.

SERVIÇOS PRESTADOS POR TERCEIROS

Conforme as condições da proposta aprovada.

CERTIDÕES EXIGIDAS

Contrato Social (Cópia Autenticada);

Quitação com o INSS;

Quitação com o FGTS,

Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;

Certidão Negativa de Débito.

São Paulo, 13 de setembro de 2013

Maria Tereza Kapp

Analista de Compras

Tel.: (11) 3155-5444

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Contrato de Gestão SECEV/GOV

Compras e Contratações

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