Termo de Referência - Contratação de Empresa para Recepção e Coordenação de Evento

Termo de Referência

A SP Leituras – Associação Paulista de Bibliotecas e Leitura – associação civil sem fins lucrativos, com sede na cidade de São Paulo, estado de São Paulo à Rua Faustolo, 576 – Água Branca, CEP: 05041-000, inscrita no CNPJ: 12.480.948/0001-70, vem por meio deste, convidar fornecedores a apresentar proposta para Contratação de Empresa para Recepção e Coordenação de Evento.

Os interessados deverão encaminhar propostas com timbre da empresa, endereço, telefone, pessoa para contato, condições de pagamento e validade da proposta.

O recebimento das propostas ocorrerá até o dia 09 de outubro de 2.018. Solicitamos aos interessados enviarem as propostas por e-mail (tereza@spleituras.org).

Objetivo

Executar atividades de receptivo e coordenação de serviços próprios e de terceiros contratados pela SP Leituras para a realização da solenidade de entrega do PRÊMIO SÃO PAULO DE LITERATURA 2018, que acontecerá na Biblioteca Parque Villa-Lobos [Av. Queiroz Filho, 1205, Alto Pinheiros, São Paulo/SP].

A produção e supervisão geral do evento será da SP Leituras.

Data: 5 de novembro de 2018

Horário: das 13 horas às 00h30

Público estimado: 250 pessoas

Públicos-alvo

Escritores finalistas do Prêmio São Paulo de Literatura 2018;
Autoridades do Governo do Estado de São Paulo e de prefeituras municipais;
Profissionais da área do livro, leitura e literatura (livreiros, escritores, editores, críticos, etc.).

1. Especificações dos serviços próprios

Produção e gerenciamento
Valor fixo para acompanhamento de todas as fases da produção do evento, considerando a execução de serviços próprios e a coordenação de empresas contratadas pela SP Leituras para prestação de serviços específicos.

Secretaria Executiva / Receptivo
Equipe composta por 3 (três) produtores / recepcionistas uniformizados que atuarão no acesso e nos demais locais do evento, inclusive assessorando a equipe de produção da SP Leituras.

2. Coordenação de serviços de terceiros

Todos os serviços abaixo deverão ser orçados separadamente pelos respectivos prestadores de serviços, com a especificação dos valores atribuídos a cada etapa, conforme editais a serem divulgados pela SP Leituras. Nos editais serão informadas as características de cada serviço, tais como número de profissionais, escalas de trabalho, alimentação, equipamentos e recursos necessários à prestação dos serviços, documentação exigida, referências, prazos para apresentação de propostas, condições de pagamento, entre outras.

2.1 Especificação dos serviços de terceiros sob coordenação da contratada

Coordenação da equipe de profissionais (coordenador e operadores) dos serviços de informática e audiovisual, com datashow, notebooks, rádios walk talk, multimídia, sonorização, tela de projeção, operação das apresentações PPT, vídeos e outros recursos multimídia; incluindo transporte, montagem, operação e desmontagem.

Coordenação dos serviços de alimentação durante o evento, com coquetel para os convidados.

Coordenação dos serviços de montagem, desmontagem dos fornecedores contratados.

2.2 Sistemática de contratação de serviços de terceiros

Após publicação no site da SP Leituras, apresentação detalhada dos serviços prestados por terceiros indicados pela contratada, com três orçamentos para avaliação da contratante, incluído referências e portfólio;

A contratante poderá aceitar ou recusar as propostas apresentadas por empresas indicadas pela contratada;

Os fornecedores serão contratados e supervisionados diretamente pela SP Leituras;

Fornecedores indicados pela contratada e escolhidos pela contratante serão de responsabilidade gerencial da contratada.

Data de montagem: 5 de novembro de 2018 (a partir das 13 horas)

Data de desmontagem: 5 de novembro de 2018 (até às 00h30 – 6 de novembro)

Condições de pagamento

50% na aprovação da proposta;

50% no término do evento.

Responsabilidades e obrigações da contratante

A SP Leituras reserva-se o direito de recursar propostas de fornecedores que não apresentarem portfólio, qualificação técnica ou referências compatíveis com a dimensão do evento.

As contratações e pagamentos de todos os fornecedores será realizada pelo Departamento Administrativo-Financeiro da SP Leituras, mediante a apresentação válida da documentação exigida e nota fiscal emitida em nome da contratante.

Para apresentação de orçamento e prestação dos serviços, as empresas deverão considerar apenas aos itens elencados neste edital. Os demais, como passagens aéreas, alimentação, estacionamento, traslados, locação do local do evento, serviços de segurança, produção de comunicação visual, papelaria e acessórios, pró-labore dos convidados e demais itens não descritos neste edital serão de responsabilidade da produção e contratação da contratante.

Obs. 1: A visita técnica ao local será realizada após a divulgação do resultado do edital.
Obs. 2: As despesas referentes à alimentação e ao transporte dos profissionais envolvidos na produção do evento serão de responsabilidade das empresas contratadas.
Obs. 3: Os procedimentos, exigências, critérios e princípios para a seleção de fornecedores, aquisição de bens e contratação de obras ou serviços estão integralmente descritos no Regulamento de Aquisição de Bens e Contratação de Obras ou Serviços da Associação Paulista de Bibliotecas e Leitura.

CERTIDÕES EXIGIDAS

Contrato Social (Cópia Autenticada), Quitação com o INSS, Quitação com o FGTS, Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União e Certidão Negativa de Débito.

São Paulo, 02 de outubro de 2.018.
Maria Tereza Kapp
Coordenadora de Compras

Tel.: (5511) 4550-3717

 

Recebemos proposta das seguintes empresas:

Acquaviva Promoções e Eventos Ltda.

Vanguarda Eventos Ltda.

Empresa Vencedora:

Acquaviva Promoções e Eventos Ltda., valor: R$ 4.100,00.