Contratação de Empresa para Produção e Gerenciamento de Eventos - 10° Seminário Internacional (Cancelado)

Memorial Descritivo

 

A SP Leituras – Associação Paulista de Bibliotecas e Leitura – associação civil sem fins lucrativos, com sede na cidade de São Paulo, estado de São Paulo à Rua Faustolo, 576 – Água Branca, CEP: 05041-000, inscrita no CNPJ: 12.480.948/0001-70, vem por meio deste, convidar fornecedores a apresentar proposta para Contratação de Empresa para Produção e Gerenciamento de Evento.

Os interessados deverão encaminhar propostas com timbre da empresa, endereço, telefone, fax, pessoa para contato, marca dos produtos com valores unitários e totais, condições de pagamento, prazo de entrega, custo de frete se houver e validade da proposta.

 

O recebimento das propostas ocorrerá até o dia 28 de março de 2.017. (Prorrogado até dia 31 de março de 2.017). Solicitamos aos interessados enviarem as propostas por e-mail (tereza@spleituras.org).

 

Objetivo

Produzir e coordenar atividades do evento e dos fornecedores de serviços para o Seminário Biblioteca Viva, a ser realizado no Grande Auditório e no Auditório Vermelho do Centro de Convenções Rebouças [Av. Dr. Enéas de Carvalho Aguiar, 23 – Cerqueira César – São Paulo – SP], sob a supervisão geral da SP Leituras.

Datas

23, 24 e 25 de outubro de 2017

Horários

Das 8 horas às 19 horas

Públicos-alvo

• Bibliotecários e profissionais de biblioteca, salas de leitura e programas de incentivo à leitura;


• Gestores das áreas da Cultura e Educação;


• Estudantes de biblioteconomia e áreas correlatas.

 

Público estimado

500 pessoas

Especificações dos serviços próprios e de terceiros

1. Produção e gerenciamento da produção

Valor fixo para acompanhamento de todas as fases da produção do evento, considerando o gerenciamento de serviços próprios e de empresas contratadas para execução dos itens abaixo:

 

 

1.1 Secretaria e receptivo 

• Equipe composta por 6 (seis) produtores / recepcionistas uniformizados que atuarão no acesso e nos demais locais do evento.

1.2 Equipamentos e serviços

• Coordenação dos serviços de buffet e de limpeza dos salões (inclusive sanitários), com auxiliares de limpeza diária; materiais de limpeza (desinfetante, sacos de lixo, panos, rodos, vassouras e baldes). Escala de atendimento: 23, 24 e 25 de outubro, das 8 às 18 horas;


• Coordenação dos serviços de vigilância, segurança, portaria e controle de acesso, com seguranças diários (Vigilantes); profissionais certificados e uniformizados equipados com rádios HTs, Nextel e/ou celulares. Escala de atendimento: das 7h30 às 19h30;


• Coordenação dos serviços montagem/desmontagem/troca de móveis para os palcos, camarins e foyer / hall secretaria.

1.3 Equipamentos e serviços de informática e audiovisual

• Coordenação dos serviços de informática e audiovisual, com datashow, impressora para impressão de etiquetas e demais necessidades técnicas de secretaria, notebooks, leitor de código de barras para controle de entrada dos inscritos, rádios walk talk, multimídia, sonorização, tela de projeção, tradução simultânea, operação das apresentações PPT, vídeos e outros recursos multimídia;


• Profissionais: coordenador / operador;


• Transporte, montagem, operação e desmontagem.

 

1.4 Hotéis

Negociação de opções de acomodação dos convidados (nacionais e internacionais) e inscritos em hotéis de categorias diferentes (econômicas) - Mínimo: 4 opções.

1.5 Alimentação

Coordenação de serviços de alimentação:

Welcome coffee – 23 de outubro;

Coffee break – 23, 24 e 25 de outubro.

Nota 1: os serviços acima deverão ser orçados separadamente, com a especificação dos valores atribuídos a cada etapa.

Nota 2: serviços extras, como traslados e outros, serão orçados em separado.

 

 

 

2. Sistemática de contratação de serviços de terceiros.

Apresentação detalhada dos serviços prestados por terceiros indicados pela empresa contratada, com três orçamentos para avaliação da organização;

A organização poderá aceitar ou recusar as propostas apresentadas por intermédio da contratada;

Fornecedores indicados pela empresa contratada e aceitos pela organização serão de responsabilidade gerencial da empresa contratada;

Os fornecedores contratados serão supervisionados diretamente pela SP Leituras.

2.1 Serviços prestados por terceiros

Conforme condições apresentadas na proposta.

Obs.: As despesas referentes à alimentação dos profissionais terceirizados envolvidos na produção no evento serão de responsabilidade das empresas contratadas.

3. Condições de pagamento:

50% na aprovação da proposta;

50% no término do evento.

Obs.: As despesas referentes à alimentação dos profissionais envolvidos na produção do evento serão de responsabilidade da empresa contratada.

A SP Leituras reserva-se o direito de recursar propostas de fornecedores que não apresentarem portfólio, qualificação técnica ou referências compatíveis com a dimensão do evento.

CERTIDÕES EXIGIDAS:

Contrato Social (Cópia Autenticada), Quitação com o INSS, Quitação com o FGTS, Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União e Certidão Negativa de Débito.

 

 

 

 

 

 

 

São Paulo, 22 de março de 2.017.

Maria Tereza Kapp

Coordenadora de Compras

Tel.: (5511) 3155-5444