Termo de Referência – Contratação de Empresa para Serviços de Coordenação de Ações Relacionadas à Produção do Seminário Biblioteca Viva


Termo de Referência

 

A SP Leituras – Associação Paulista de Bibliotecas e Leitura – associação civil sem fins lucrativos, com sede na cidade de São Paulo, Estado de São Paulo à Rua Faustolo, 576 – Água Branca, CEP: 05041-000, inscrita no CNPJ: 12.480.948/0001-70, vem, por meio deste, convidar fornecedores a apresentar proposta para contratação de empresa para serviços de coordenação de ações relacionadas à produção do evento 11º SEMINÁRIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS E COMUNITÁRIAS (SEMINÁRIO BIBLIOTECA VIVA).

Os interessados deverão encaminhar propostas com timbre da empresa, endereço completo, telefone, pessoa para contato, condições de pagamento e validade da proposta.

O recebimento das propostas ocorrerá até o dia 28 de janeiro de 2019 (prorrogado até dia 4 de fevereiro de 2019). Solicitamos aos interessados enviarem as propostas por e-mail para (tereza@spleituras.org).

OBJETO:

 Executar atividades de coordenação de serviços próprios e de terceiros contratados pela SP Leituras para a realização do 11º SEMINÁRIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS E COMUNITÁRIAS (SEMINÁRIO BIBLIOTECA VIVA), que acontecerá no Centro de Convenções Rebouças – Grande Auditório e Auditório Amarelo (Av. Dr. Enéas de Carvalho Aguiar, 23, Cerqueira César, São Paulo/SP).

A produção e supervisão geral do evento será da organização SP Leituras.

Data do evento: 5, 6 e 7 de agosto de 2019.

Horário: das 8 horas às 19 horas.

Público estimado: 600 pessoas.

Públicos-alvo:

  • Bibliotecários e profissionais de biblioteca, salas de leitura e programas de incentivo à leitura;
  • Gestores e profissionais das áreas da Cultura e Educação;
  • Estudantes de biblioteconomia e áreas correlatas;
  • Autoridades e gestores do Governo do Estado de São Paulo e de prefeituras municipais.
  1. Especificações dos serviços próprios
    • Produção e gerenciamento

Valor fixo para acompanhamento de todas as fases da produção do evento, considerando a execução de serviços próprios e a coordenação de empresas contratadas pela SP Leituras para prestação de serviços específicos.

  • Secretaria Executiva / Receptivo

Equipe composta por 6 (seis) produtores / recepcionistas uniformizados que atuarão no acesso e nos demais locais do evento, inclusive assessorando a equipe de produção da SP Leituras.

  • Hospedagem para convidados e participantes

Negociação de, no mínimo, 3 (três) opções de hotéis de categorias diferentes (3 e 4 estrelas), localizados próximos ao local do evento, para acomodação dos convidados nacionais e internacionais e outros participantes.

Nota 1: Serviços extras, como traslados e outros, serão orçados em separado.

  1. Coordenação de serviços de terceiros

Todos os serviços abaixo deverão ser orçados separadamente pelos respectivos prestadores de serviços, com a especificação dos valores atribuídos a cada etapa, conforme editais a serem publicados pela SP Leituras. Nos editais serão informadas as características de cada serviço, tais como número de profissionais, escalas de trabalho, alimentação, equipamentos e recursos necessários à prestação dos serviços, documentação exigida, referências, prazos para apresentação de propostas, condições de pagamento, entre outras.

Nota 2: A escolha da empresa contratada será definida pela SP Leituras, atendendo aos requisitos do Regulamento de Compras e Contratação de Serviço.

2.1 Especificação dos serviços de terceiros sob coordenação da contratada

  • Coordenação da equipe de profissionais (coordenador e operadores) dos serviços de informática e audiovisual, com datashow, impressora para etiquetas e demais necessidades técnicas, notebooks, leitor de código de barras para controle de entrada dos inscritos, rádios walk talk, multimídia, sonorização, tela de projeção, operação das apresentações PPT, vídeos e outros recursos multimídia; incluindo transporte, montagem, operação e desmontagem.
  • Coordenação dos serviços de alimentação durante os três dias do evento, com welcome coffee no primeiro dia, coffee break diário para participantes e coffee break permanente para palestrantes e convidados.
  • Coordenação dos serviços de segurança, portaria e controle de acesso, com seguranças diários (Seguranças Vigilantes) e de vigilância noturna, inclusive na noite da montagem.
  • Coordenação dos serviços de limpeza dos salões e sanitários utilizados pelos participantes, inclusive com a reposição do material de limpeza.
  • Coordenação dos serviços de montagem, desmontagem e troca de móveis dos palcos, camarins e foyer / hall secretaria.
  • Coordenação e acompanhamento do transporte, montagem, operação e desmontagem da(s) cabine(s) dos serviços de tradução simultânea e/ou consecutiva.

2.2  Sistemática de contratação de serviços de terceiros

  • Após publicação no site da SP Leituras, apresentação detalhada dos serviços prestados por terceiros indicados pela contratada e por outras empresas que apresentarem seus portfólios, com no mínimo três orçamentos para avaliação da contratante, incluído referências e portfólio;
  • A contratante poderá aceitar ou recusar as propostas apresentadas por empresas indicadas pela contratada;
  • Os fornecedores serão contratados e supervisionados diretamente pela SP Leituras;
  • Fornecedores indicados pela contratada e escolhidos pela contratante serão de responsabilidade gerencial da contratada.

Data de montagem: 4 de agosto de 2019 (domingo), a partir das 20 horas.

Data de desmontagem: 7 de agosto de 2019 (quarta-feira), pós-evento e até às 20h30.

 

JULGAMENTO DAS PROPOSTAS – CRITÉRIO:

1 – O critério definição da proposta vencedora se dará pela seleção do menor valor combinado com o atendimento ao termo de referência;

2 – A SP Leituras se reserva o direito de não selecionar nenhuma proposta, caso considere que não atendam aos requisitos do Termo de Referência.

3 – O resultado no presente processo de compra será divulgado no site da SP Leituras – www.spleituras.org

4 – A divulgação do resultado está previsto para o dia 31 de janeiro 2019.

5 – Serão desclassificadas as propostas cujo objeto não atenda as especificações técnicas e demais características;

Prazo para interposição de recursos: 5 (cinco) dias úteis após publicação no site da organização.

 

RESPONSABILIDADES E OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE:

 A SP Leituras reserva-se o direito de recursar propostas de fornecedores que não apresentarem portfólio, qualificação técnica ou referências compatíveis com a dimensão do evento.

As contratações e pagamentos de todos os fornecedores será realizada pelo Departamento Administrativo-Financeiro da SP Leituras, mediante a apresentação válida da documentação exigida e nota fiscal emitida em nome da contratante.

Para apresentação de orçamento e prestação dos serviços, as empresas deverão considerar apenas os itens elencados neste edital. Os demais, como passagens aéreas, alimentação, estacionamento, traslados, locação do local do evento, serviços de segurança, produção de comunicação visual, papelaria e acessórios, pró-labore dos convidados e demais itens não descritos neste edital serão de responsabilidade de produção e contratados pela SP Leituras.

Observação 1: Apenas após a análise e fechamento do edital é que será realizada a visita técnica ao local com a empresa contratada.

Observação 2: As despesas referentes à alimentação dos profissionais envolvidos na produção do evento serão de responsabilidade das empresas contratadas.

 

DA PARTICIPAÇÃO

Poderão participar todos os interessados do ramo de atividade pertinente ao objeto da contratação que preencherem as condições constantes deste Termo de Referência.

 

CONDIÇÕES DE PAGAMENTO:

50% na aprovação da proposta;

50% no término do evento.

 

CERTIDÕES EXIGIDAS:

Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor, devidamente registrado, acompanhado de documentos de eleição de seus administradores, quando o caso;

Certidão de regularidade fiscal perante a Fazenda Federal, Estadual e Municipal de seu domicílio ou sede;

Certidão de regularidade perante a Seguridade Social (INSS) e o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);

Certidão de regularidade emitida pela Justiça do Trabalho;

Registro ou inscrição na entidade profissional competente, quando necessário;

Certidão negativa de falência ou concordata expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica.

Apresentação de 3 (três) atestados de capacidade técnica

 

LOCAL DE ENTREGA: As propostas deverão ser enviadas para o e-mail tereza@spleituras.org até às 18 horas do dia 28/1/2019.

 

 

São Paulo, 21 de janeiro de 2019.

Maria Tereza Kapp

Coordenadora de Compras

Tel.: (5511) 4550-3717

Recebemos propostas das seguintes empresas:

Acquaviva Promoções e Eventos Ltda.

Meeting Planejamento e Organização de Eventos S/S Ltda.

Traçar – Gestão de Projetos

Empresa vencedora:

Acquaviva Promoções e Eventos Ltda., valor: R$ 28.800,00