Contratação de Empresa para Coordenação de Evento – 10° Seminário Internacional


Recebemos proposta das seguintes empresas:

Acquaviva Promoções e Eventos Ltda. – EPP

Vanguarda Planejamento e Organização de Eventos Ltda.

LHM Leite Serviços Administrativos – ME

Empresa Vencedora: Acquaviva Promoções e Eventos Ltda. – EPP, valor: R$ 23.980,00.

 

Memorial Descritivo

A SP Leituras – Associação Paulista de Bibliotecas e Leitura – associação civil sem fins lucrativos, com sede na cidade de São Paulo, estado de São Paulo à Rua Faustolo, 576 – Água Branca, CEP: 05041-000, inscrita no CNPJ: 12.480.948/0001-70, vem por meio deste, convidar fornecedores a apresentar proposta para Contratação de Empresa para Coordenação de Evento.

Os interessados deverão encaminhar propostas com timbre da empresa, endereço, telefone, fax, pessoa para contato, marca dos produtos com valores unitários e totais, condições de pagamento, prazo de entrega, custo de frete se houver e validade da proposta.

 

O recebimento das propostas ocorrerá até o dia 08 de maio de 2.017. (Prorrogado até dia 10 de maio de 2.017).  Solicitamos aos interessados enviarem as propostas por e-mail (tereza@spleituras.org).

 

Objetivo

Executar atividades de coordenação de serviços próprios e de terceiros contratados pela SP Leituras para a realização do 10º SEMINÁRIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS E COMUNITÁRIAS (SEMINÁRIO BIBLIOTECA VIVA), que acontecerá no Centro de Convenções Rebouças – Grande Auditório e Auditório Vermelho [Av. Dr. Enéas de Carvalho Aguiar, 23, Cerqueira César, São Paulo/SP].

A produção e supervisão geral do evento será da SP Leituras.

Data: 23, 24 e 25 de outubro de 2017

Horário: das 8 horas às 19 horas

Público estimado: 600 pessoas

Públicos-alvo

  • Bibliotecários e profissionais de biblioteca, salas de leitura e programas de incentivo à leitura;
  • Gestores das áreas da Cultura e Educação;
  • Estudantes de biblioteconomia e áreas correlatas.
  1. Especificações dos serviços próprios
    • Produção e gerenciamento

Valor fixo para acompanhamento de todas as fases da produção do evento, considerando a execução de serviços próprios e a coordenação de empresas contratadas pela SP Leituras para prestação de serviços específicos.

  • Secretaria Executiva / Receptivo

Equipe composta por 6 (seis) produtores / recepcionistas uniformizados que atuarão no acesso e nos demais locais do evento, inclusive assessorando a equipe de produção da SP Leituras.

  • Hospedagem para convidados e participantes

Negociação de, no mínimo, 4 opções de hotéis de categorias diferentes (3 e 4 estrelas), localizados próximos ao local do evento, para acomodação dos convidados nacionais e internacionais e outros participantes.

Nota: Serviços extras, como traslados e outros, serão orçados em separado.

  1. Coordenação de serviços de terceiros

Todos os serviços abaixo deverão ser orçados separadamente pelos respectivos prestadores de serviços, com a especificação dos valores atribuídos a cada etapa, conforme editais a serem divulgados pela SP Leituras. Nos editais serão informadas as características de cada serviço, tais como número de profissionais, escalas de trabalho, alimentação, equipamentos e recursos necessários à prestação dos serviços, documentação exigida, referências, prazos para apresentação de propostas, condições de pagamento, entre outras.

2.1 Especificação dos serviços de terceiros sob coordenação da contratada

  • Coordenação da equipe de profissionais (coordenador e operadores) dos serviços de informática e audiovisual, com datashow, impressora para etiquetas e demais necessidades técnicas, notebooks, leitor de código de barras para controle de entrada dos inscritos, rádios walk talk, multimídia, sonorização, tela de projeção, operação das apresentações PPT, vídeos e outros recursos multimídia; incluindo transporte, montagem, operação e desmontagem.
  • Coordenação dos serviços de alimentação durante os 3 dias do evento, com wellcome coffee no primeiro dia, coffee break diário para participantes e coffee break permanente para palestrantes e convidados.
  • Coordenação dos serviços de segurança, portaria e controle de acesso, com seguranças diários (Seguranças Vigilantes) e de vigilância noturna, inclusive na noite da montagem.
  • Coordenação dos serviços de limpeza dos salões e sanitários utilizados pelos participantes, inclusive com a reposição do material de limpeza.
  • Coordenação dos serviços de montagem, desmontagem e troca de móveis dos palcos, camarins e foyer / hall secretaria.
  • Coordenação e acompanhamento do transporte, montagem, operação e desmontagem da (s) cabine (s) dos serviços de tradução simultânea e/ou consecutiva.

2.2 Sistemática de contratação de serviços de terceiros

  • Após publicação no site da SP Leituras, apresentação detalhada dos serviços prestados por terceiros indicados pela contratada, com três orçamentos para avaliação da contratante, incluído referências e portfólio;
  • A contratante poderá aceitar ou recusar as propostas apresentadas por empresas indicadas pela contratada;
  • Os fornecedores serão contratados e supervisionados diretamente pela SP Leituras;
  • Fornecedores indicados pela contratada e escolhidos pela contratante serão de responsabilidade gerencial da contratada.

Data de montagem: 22 de outubro de 2017

Data de desmontagem: 25 de outubro de 2017 (pós-evento e até às 20h30)

Condições de pagamento

  • 50% na aprovação da proposta;
  • 50% no término do evento.

Responsabilidades e obrigações da contratante

  • A SP Leituras reserva-se o direito de recursar propostas de fornecedores que não apresentarem portfólio, qualificação técnica ou referências compatíveis com a dimensão do evento.
  • As contratações e pagamentos de todos os fornecedores será realizada pelo Departamento Administrativo-Financeiro da SP Leituras, mediante a apresentação válida da documentação exigida e nota fiscal emitida em nome da contratante.
  • Para apresentação de orçamento e prestação dos serviços, as empresas deverão considerar apenas aos itens elencados neste edital. Os demais, como passagens aéreas, alimentação, estacionamento, traslados, locação do local do evento, serviços de segurança, produção de comunicação visual, papelaria e acessórios, pró-labore dos convidados e demais itens não descritos neste edital serão de responsabilidade da produção e contratação da contratante.

Obs. 1: Apenas após a análise e fechamento do edital é que será realizada a visita técnica ao local com a empresa contratada.

Obs. 2: As despesas referentes à alimentação dos profissionais envolvidos na produção do evento serão de responsabilidade das empresas contratadas.

Obs. 3: Os procedimentos, exigências, critérios e princípios para a seleção de fornecedores, aquisição de bens e contratação de obras ou serviços estão integralmente descritos no Regulamento de Aquisição de Bens e Contratação de Obras ou Serviços da Associação Paulistas de Bibliotecas e Leitura.

CERTIDÕES EXIGIDAS:

Contrato Social (Cópia Autenticada), Quitação com o INSS, Quitação com o FGTS, Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União e Certidão Negativa de Débito.

 

 

São Paulo, 02 de maio de 2.017.

Maria Tereza Kapp

Coordenadora de Compras

Tel.: (5511) 3155-5444